Vorlagen sind dazu da, mit vorgegebenen Details und Einstellungen arbeiten zu können, ohne diese selbst noch vornehmen zu müssen. So ist bei der Vorlage für das Programm Word für einen Briefkopf die Einstellung für die DIN 5008 bereits vorgenommen. In dieser Norm sind die Seitenmaße und Abstandseinstellungen vorgeschrieben, damit es einen einheitlichen Briefverkehr gibt, was auch den Briefversand durch die Postdienstleister schneller macht. Beim Tabellenkalkulationsprogramm Excel kann dies die Einstellung bestimmter Funktionen sein, wenn man zum Beispiel eine Jahresabrechnung machen möchte, und dafür bestimmte Punkte benötigt wie Einnahmen und Ausgaben, fixe Kosten und Kosten, die entweder einmalig oder wiederkehrend, aber in unterschiedlicher Höhe auftreten können.

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